E-Procurement für eine erfolgreiche e-Vergabe
21 Apr
Trotz vielfältiger Bemühungen und jahrelanger Vorlaufzeit ist dem Thema e-Vergabe noch kein Durchbruch beschieden / Nicht zuletzt aufgrund der papiergestützten Beschaffung
Der Einkauf von Kommunalverwaltungen steht vor der schier unlösbaren Herausforderung, wirtschaftlich und gesetzeskonform handeln zu müssen, ohne hinreichend über Transparenz, oder Steuerungsinstrumente zu verfügen. Geschuldet dezentraler Ressourcenverwaltung, heterogener Beschaffungsabläufe und nicht vorhandener Technologie, ist es kaum möglich, Sortimente im Detail zu kennen, zu qualifizieren, Mengen zu bündeln, auszuschreiben oder im operativen Tagesgeschäft verbindlich zu steuern.
Ab 2018 sind alle Vergabestellen verpflichtet, elektronisch auszuschreiben. Höchste Zeit, die erforderlichen Grundlagen zu schaffen. Mittels webbasierender Einkaufslösung und branchenspezifischer Services bietet TEK SERVICE AG (kurz TEK) ihren Kunden die Möglichkeit, Sortimente Artikelscharf zu kennen, zu steuern und auszuschreiben. Mindestanforderung an Verwaltungen und deren Lieferanten: Internetzugang.
Als lieferantenneutraler Dienstleister bildet TEK damit das erforderliche Bindeglied zwischen Verwaltung und Markt, um dem elektronischen Einkauf und damit auch der E-Vergabe zum Erfolg zu verhelfen. Denn, indem autorisierte Besteller mittels Passwort, über eine einzige webbasierende Einkaufslösung auf ihnen freigeschaltete Kataloge zugreifen, ist jeder Bestellvorgang digital erfasst. Jede Bestellung wird vollständig kontiert und automatisch an die zugeordneten Lieferanten weitergeleitet. Artikelanfragen, Reklamationen werden von TEK nach Vorgabe des Einkaufes bearbeitet.
Vereinfachung durch Technik
Eine Vielzahl technischer Funktionen vereinfacht die Steuerung. Aussagekräftige Berichte schaffen die erwünschte Transparenz. Die Kataloge werden periodische durch den Einkauf und die Vergabestelle ausgeschrieben und per Rahmenvertrag an entsprechende Lieferanten vergeben. Die Erstellung von Leistungsbeschreibungen ist Teil der Dienstleistung von TEK. Indem die Steuerung des Einkaufes im operativen Tagesgeschäft über eine neutrale Lösung vorgenommen wird, ist der Wechsel von Lieferanten jederzeit möglich. Das schafft Flexibilität und beschleunigt die Verzahnung von Einkauf und Vergabe. „Wo TEK drin ist, fallen elektronische Leistungsverzeichnisse raus „, so Monika Schmidt, (Vorsitzende des Aufsichtsrates) der TEK. „Eine erfolgreiche E-Procurementstrategie zeichnet sich durch die konsequente Verzahnung und Digitalisierung von Einkauf und Vergabe aus. Das Bekenntnis einer Verwaltung für maximale Transparenz, Steuerungsmöglichkeit und höhere Wirtschaftlichkeit ist der erste Schlüssel zum Erfolg. Die schnelle und effiziente Umsetzung mit Hilfe der TEK verschafft sofort Freiräume für das operative Tagesgeschäft, wie auch für strategisches Handeln. Wir sprechen hier von Projektzeiten die zwischen sechs bis acht Wochen in Anspruch nehmen.“
Drei Beispiele
Lebendige und vor allem erfolgreiche Beispiele hierfür sind: Die Landeshauptstadt Mainz, die seit mehr als zehn Jahren Einkauf und Vergabe digital miteinander verbindet. Auf Grundlage der gewonnen Transparenz ist die Verwaltung seit einiger Zeit darüberhinaus in der Lage, Sortimente unter Aspekten der Nachhaltigkeit oder sozialen Gerechtigkeit zu qualifizieren. Das Vorgehen der Landeshauptstadt wurde mehrfach ausgezeichnet.http://http://www.tek-service.de/index.php/informationen/16-informationen/45-presse
Die Kreisverwaltung Germersheim, die seit vier Jahren von drei Lieferanten keine Rechnungen mehr erhält. Stattdessen werden Lieferungen auf Basis des durch TEK angebotenen Gutschriftverfahren beglichen Die Gutschriftdateien werden elektronisch in das verwaltungsinterne Finanzsystem importiert. Das Gutschriftverfahren stellt damit eine interessante Alternative mit Mehrwert zur geforderten elektronischen Rechnungsverarbeitung dar. http://www.tek-service.de/index.php/informationen/16-informationen/48-wissenswertes
Die Städte Tübingen und Reutlingen pflegen auf Grundlage des selben Dienstleisters komfortabel und effizient eine kommunale Einkaufskooperation. Leistungsverzeichnisse werden gebündelt und gemeinsam elektronisch ausgeschrieben.
TEK-SERVICE AG ist ein bundesweit tätiges Dienstleistungsunternehmen für den elektronischen Einkauf der öffentlichen Hand. Weitere Informationen unter: www.tek-service.de
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