Stadtverwaltung Reutlingen rechnet elektronisch ab
23 Feb
Industrie 4.0: Gutschriftverfahren im ZUGFeRD Format
Reutlingen, 23.02.2021 die e-Rechnung ist seit 27.11.2020 für Bundesbehörden Pflicht. Schritt für Schritt tritt die Verpflichtung für alle nachgeordneten Verwaltungsebenen, auf Landes- und Kommunalebene in Kraft.
Für die Stadt Reutlingen war klar: es ging bei Weitem nicht nur darum, ob ein Lieferant e-Rechnungen in bestimmten Formaten erzeugen kann. Vielmehr ging es darum, Einkauf und Abrechnung über das Einkaufsportal des Dienstleisters TEK-SERVICE AG aus Lörrach, sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Das monotone, stetig immer wiederkehrende Erfassen von abrechnungsrelevanten Daten in SAP, sollte überflüssig werden.
Die Lösung ergab sich durch den seit Jahrzehnten praktizierten elektronischen Einkauf. Bis Ende 2020 wurden sämtliche Verfahrensabläufe des Einkaufes und der Vergabe digital abgewickelt. Die im TEK-Portal bereits vorhandene Möglichkeit zur e-Abrechnung im Gutschriftverfahren sollte nun erschlossen werden. Im Sommer 2020 wurden Ausschreibungsanforderungen um den Punkt Gutschriftverfahren erweitert. Mit der Vergabe verpflichtete sich der Lieferant zum vorgegebenen Abrechnungsverfahren. Anfang Januar 2021 war es dann so weit. Besteller bestätigen seither ihren Wareneingang im TEK-Einkaufsportal. Dieses übermittelt automatisch die abrechnungsrelevanten Daten an TEK-Kontor. Entsprechend erzeugt und übermittelt TEK-Kontor Gutschriftdateien (elektronische Abrechnungsdatei im ZUGFeRD Format) an den Rechnungseingang des betreffenden Lieferanten, sowie an die Rechnungsverarbeitende Stelle in Reutlingen.
Mehr noch; indem auf „Knopfdruck“ eines Bestellers 4 nachgelagerte Systeme automatisch miteinander kommunizieren, oder zusammenarbeiten, kann von Industrie 4.0 gesprochen werden. In Verwaltungsabläufen sind solche Herangehensweisen eher selten anzutreffen. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass tatsächlich der Preis, der für das jeweilige Produkt im TEK-Einkaufsportal angezeigt wird, abgerechnet wird. Katalogpreise referieren generell auf vorangegangene Ausschreibungen.
Bis die Vorbereitungen für einen zentralen Rechnungseingang, inklusive des erforderlichen nachgelagerten verwaltungsinternen Workflows durch das Rechenzentrum Komm.One abgeschlossen sind, erfolgt die Rechnungsverarbeitung in Reutlingen noch dezentral, durch den jeweiligen Besteller. Für den Start wurden zunächst zwei Lieferanten (Büromaterial und Papier) eingebunden. Ehemals 1.800 papiergestützte Rechnungen sollen damit zukünftig elektronisch verarbeitet werden. Sukzessive werden weitere Lieferanten hinzukommen. „Die Stadtverwaltung Reutlingen sieht das Thema e-Rechnung weniger als Pflicht; sondern eher als Chance, „digitale Dividende“ abzugreifen. Denn indem wir seit Langem unsere Einkaufsprozesse automatisiert haben, war der letzte Schritt, hin zur Abrechnung, nur konsequent und vor allem wirtschaftlich,“ fasst Laura Nascimento das Vorgehen der Stadt Reutlingen zusammen.
Stadt Reutlingen in Baden-Württemberg hat ca. 115.00 Einwohner und gliedert sich, neben der Kernstadt in 12 Stadtbezirke. Mit mehr als 2.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sowie 25 allgemeinbildende Schulen ist die Stadtverwaltung der zweitgrößte Arbeitgeber in Reutlingen.
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